Thumbnail pagina
Met steun van

3 maanden crisismanagement bij Golf Vlaanderen

XL-interview met Marc Verneirt en Jochem Sueters: een terugblik op 3 maanden crisismanagement

Het werd niet de start van het jaar zoals Golf Vlaanderen ze voor ogen had. Wat een knaller van een Olympisch en Ryder Cup jaar moest worden - inclusief alle (inter)nationale en clubwedstrijden - werd plots een jaar van onzekerheid en razendsnel schakelen.

In dit artikel keren we terug naar het begin van de pandemie. Nog voor er sprake was van een sluiting van de clubs. Secretaris-generaal Marc Verneirt en Jochem Sueters, verantwoordelijke voor innovatie, leggen uit hoe zij in de front office, en het ganse GV-team in de back office, de corona wervelwind trotseerden. Dankzij het pro-actief handelen van de federatie konden we als golfer relatief snel terug de baan op.

Begin maart 2020 - eerste annuleringen

Op de website berichtten we begin maart over de succesvolle jeugdstage in de krokusvakantie. Geen vuiltje aan de lucht in het zonnige Spanje. Al was het coronavirus geen onbekende factor in Europa.

“De nu reeds gekende maatregelen zijn hier langzaamaan ingevoerd, maar van een lockdown was begin maart geen sprake. De Veiligheidsraad stelde toen voor om vooral de handen te wassen. Op 11 maart hielden we zelfs onze jaarlijkse Algemene Vergadering. Daar werden geen handen of kussen gegeven, maar we zaten wel nog allemaal in dezelfde ruimte.”

“Toen er meer en meer gevallen in Spanje gemeld werden, zaten we met de problematiek van onze tweede stage begin maart, die onder de Spaanse zon zou doorgaan. Omdat we daar met jonge golfers naartoe zouden gaan, wilden we geen enkel risico lopen en hebben we die stage dan ook geannuleerd. Dat was de enige juiste beslissing.”

13 maart 2020 - prioriteiten

“Toen er aangekondigd werd dat België in lockdown zou gaan tot begin april was het nog niet meteen duidelijk bij de golfclubs dat zij moesten sluiten. Er was wat tegenstrijdige informatie tussen de federale en de lokale overheden. Dan zijn we als federatie snel beginnen schakelen. We zijn een federatie van en voor golfclubs. Dit wordt in onze communicatie doorheen het jaar soms meer dan alleen ‘golfclubs’, we willen immers alle golfers bereiken. Maar in crisistijd moeten we prioriteiten stellen. En dus werd het correct informeren en begeleiden van de clubs prioriteit nummer 1.”

“Toen de golfbanen effectief op slot gingen, merkten we dat een deel van de publieke opinie niet altijd achter die beslissing stond. Op sociale media kregen we vaak frustraties binnen en in Nederland begonnen er petities te ontstaan om clubs open te houden. Om de toelating van de overheid te krijgen, moesten we er echter voor zorgen dat iedereen aan hetzelfde zeel zou trekken.”

Tweede helft maart 2020 - premies en premies

“Om de clubs te ondersteunen zijn we al snel de financiële impact in kaart gaan brengen door een studie uit te voeren van de eerste week lockdown. Daarna kwam er nog een tweede studie voor de periode tot 4 mei. Daaruit bleek dat alle clubs samen zo’n 6 miljoen euro aan inkomsten zouden verliezen.”

“Daarnaast hadden heel wat clubs nood aan een luisterend oor… ‘Hoe is het?’ ‘Wat zijn de grootste uitdagingen?’ Heel wat clubverantwoordelijken, managers en bestuurders hebben ons opgebeld. Het deed ons plezier om vast te stellen dat we als GV voor hen een steunpunt waren.”

“Het Neutraal Syndicaat voor Zelfstandigen en de Vlaamse Sportfederatie zijn cruciaal geweest om de hinderpremie en de compensatiepremies voor de clubs en de golfpro’s in kaart te brengen. Daarnaast werkten we vlot samen met de Waalse golf federatie AFGolf. Er is een nationale Veiligheidsraad maar de premies zijn niét federaal. Zowel voor de golfclubs als de golfpro’s is er een groot verschil op Vlaams en Waals niveau.”

“Die eerste twee à drie weken na de lockdown zijn voorbij gevlogen. In die periode is “Park & Play” ook voor de eerste keer in onze digitale teammeetings vernoemd geweest. De term “Park & Play” komt vanuit de US en Australië. Grote golflanden die bleven golfen maar mét de nodige aanpassingen. Ook de aangepaste “corona cup” hebben we daar voor het eerst gezien. Uit een beweging van zelfreflectie zijn we al snel ons eigen Park & Play Golf protocol gaan uitschrijven.”

718 FBD41 506 E 4 DE9 AF88 22 C7 BE98 C93 B

Weekend van 18 april: Park & Play Golf

Tijdens het weekend van 18 april weten we nog allemaal hoe de gelekte nota voor veel ophef zorgde. Het werkdocument waarrond de groep van GEES alle versoepelingen oplijstten. Eén element zorgde echter voor enkele vraagtekens bij de federatie.

“In die nota stond dat buiten sporten (fietsen en wandelen) tot 20 personen terug mogelijk werd. We vonden dat men iets te licht over die contactloze buitensporten ging - waar golf toch één van is. Dan zijn we, met de GV-voorzitter op kop, in actie geschoten en hebben we mensen bij de verschillende overheden, politici, adminsitraties en virologen aangesproken en onze sport gaan ‘verdedigen’. Omdat we al vroeg begonnen zijn met een protocol konden we snel schakelen en iedereen goed informeren.Daarnaast kregen we, samen met tennis, ook media-aandacht in verschillende journaals wat een extra duwtje in de rug bleek.”

“In die periode zijn we ook intensief gaan overleggen met de clubs. We stuurden een uitgewerkte versie van ons Park & Play Golf protocol door en polsten naar feedback. Een zelfde soort protocol hebben ze ook bij de tennis federatie voorgelegd. Dankzij dat snel schakelen en de duidelijke communicatie hebben we de clubs terug kunnen openen. Mochten we hier een afwachtende houding hebben aangenomen, dan zaten we in de algemene nota zoals alle andere sporten. Dat zou niet goed geweest zijn voor onze clubs. Golfclubs zijn immers kleine of middelgrote KMO’s, die kan je - met alle respect - niet vergelijken met een sporthal van de gemeente.”

“Dé sleutel bij Park & Play Golf en het lobbywerk was ons reservatiesysteem. Zo werden alle clubs in versneld tempo uitgerust met het reservatieplatform waarmee het terrein kon worden gereserveerd. Er werd in een paar dagen tijd een reservatiemodule ontwikkeld en toegevoegd voor de driving range. “In België werkten er nog 27 clubs zonder reservatiesysteem en dat was de grote uitdaging. Want zonder systeem mochten die clubs niet heropenen.”

29 april: groen licht!

“In de week van 29 april kregen we groen licht. Toen kwam de Veiligheidsraad met de boodschap dat we terug mochten golfen. Wel met een kleine verrassing: je mocht enkel golfen met ‘jezelf en twee andere - maar steeds dezelfde’ personen. Daardoor was het onmogelijk voor onze golfpro’s om les te geven - waar we in eerste instantie nog vanuit gingen. Die info moesten we dus ook communiceren naar onze pro’s en clubs.

“Naast de honderden telefoontjes en calls organiseerden we de eerste GV-Webinar om alle Park & Play Golf voorwaarden uit te leggen aan de clubverantwoordelijken. Een groot succes met meer aanwezigen dan op een zgn. ‘echte vergadering’. Zowel de clubs als wijzelf zijn zeer enthousiast over deze aanpak, dus zeker voor herhaling vatbaar in de toekomst!“

2020044 PARK PLAY GOLF 50x703

4 mei 2020 - golfclubs open

Vanaf 4 mei, 2 maanden na de lockdown, mochten er opnieuw rondjes gelopen worden op de baan. Clubs transformeerden hun terreinen met onze duidelijke signalisering, éénrichtingsverkeer, dispensers voor het ontsmetten van de handen, spuitflessen voor het ontsmetten van de mandjes en ballen, enz… .

“Iedereen wilde tegelijk spelen op 4 mei en het systeem is eigenlijk niet gebouwd om zo’n grote piek aan te kunnen. Enkele functionaliteiten hebben we offline gehaald om het geheugen te optimaliseren en via een ‘Tomorrowland-systeem’ lieten we voor een periode een beperkt aantal mensen toe per keer.”

Dit heeft bewezen dat de App en I-golf onmisbare instrumenten zijn geworden.

“Het ganse traject werd in nauwe samenwerking gerealiseerd met onze informatica partner Info Service Belgium. Daarbij een grote pluim voor hen! Jaren geleden beslisten we lokaal te kopen en dat bleek nu super efficiënt. Er was enorm veel activiteit op ons I-golf platform rond die periode. We hadden onze handen meer dan vol, maar mits enkele cruciale aanpassingen hield het systeem het goed vol… in tegenstelling tot de systemen in onze buurlanden (knipoog).”

“Er ontstond een wekelijks ritme: de nationale Veiligheidsraad op woensdag of vrijdag: daar konden we de eerste boodschappen interpreteren, maar moesten we toch nog de wettekst afwachten op vrijdagavond. Op basis daarvan werden er FAQ (Frequently Asked Questions) opgemaakt tegen zondag en pas daarna wisten we zeker wat er wel en niet mocht. Die veranderingen communiceerden we naar onze clubs en een paar dagen later was er terug een nieuwe Veiligheidsraad en begon alles opnieuw. Heel wat avond- en weekendwerk om alles zo snel mogelijk bij de clubs te krijgen… maar dat namen we er graag bij om bij de eerste sporten te kunnen herstarten.”

18 mei 2020 - volgende versoepeling

Op 18 mei kwam de volgende versoepeling. De bubbels werden losgelaten en ook trainen in groep en individueel lesgeven werd mogelijk. Daar kwamen enkele aanpassingen bij zoals het gebruik maken van buggy’s en uitlenen van clubs. Alle versoepelingen werden telkens duidelijk gecommuniceerd in het Park & Play Golf document.

“Ook de introductie van de digitale EDS kaarten (Extra Day Score) werd nu versneld doorgevoerd in overleg met de KBGF. Hiermee kan je via de Golf Vlaanderen App een qualifying score neerzetten. Na 1 week hadden we al meer dan 1000 EDS kaarten geregistreerd.”

“Duidelijk dat de ingeslagen digitale weg in de toekomst nog een belangrijkere plaats zal innemen.”

8 juni 2020 - horeca en wedstrijden

Sinds begin juni zijn de versoepelingen sneller doorgevoerd dan verwacht. De horeca mocht, zoals verwacht, terug opstarten maar ook wedstrijden werden opnieuw toegelaten!

“In die week ging alles een versnelling hoger voor onze sportafdeling met het herwerken van de GV wedstrijdkalender 2020. Uiteraard met de nodige veiligheidsmaatregelen, zal het genieten zijn om op 27 en 28 juni onze beste spelers aan het werk te zien op het Amateur Championship in Koksijde Golf Ter Hille.”

De toekomst…

Jochem: “Een groot voordeel van deze situatie is dat bij veel clubs de digitalisatie versneld is uitgevoerd. Nu heeft iedereen die stap mòeten zetten. Heel wat clubs zijn blij met die evolutie en plukken er nu de vruchten van. Er wordt vlotter gespeeld doordat iedereen precies weet wanneer hij of zij kan afslaan.”

Marc: “Hoe de toekomst zal evolueren en of de golfclubs nu het volledige jaar open kunnen blijven is een onbekende. Ook voor de federatie blijft het wekelijks opvolgen, analyseren en bijsturen. Maar waarschijnlijk zijn we nu in een soort ‘nieuw normaal’ … tot er een vaccin is.

Ik wil tot slot iedereen bedanken die een steentje bijgedragen heeft tot de snelle herstart. Het ganse GV-team, in front én back office, de Raad van Bestuur en vooral de GV-voorzitter voor hun networking, de collega’s bij Tennis Vlaanderen, AFGolf, KBGF en PGA, VSF, Sport Vlaanderen, Kabinetten, GEES, … .

Een dikke ‘merci’ in naam van de clubs en de spelers!”