Harde Indicatoren Goed bestuur
Dit overzicht geeft aan waar de info kan teruggevonden worden in het kader van de verschillende criteria en parameters van de 19 Harde Indicatoren van Goed Bestuur van Sport Vlaanderen.
Het jaarlijks rapport én scoresheet - met feedback en het pas toe of leg uit principe, opgemaakt door Sport Vlaanderen, neemt GV op in het jaarverslag (GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen)
------------------------------------------------------------------------
1 De organisatie publiceert het jaarverslag op de website.
a. Publiceert de organisatie het meest recente jaarverslag?
Ja, zie: GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen - sectie jaarverslagen
b. Publiceert de organisatie de jaarverslagen van de vier voorgaande jaren?
Ja zie, GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen
------------------------------------------------------------------------
2 De organisatie publiceert een publieke versie van de notulen van het bestuursorgaan op haar website. Om redenen van privacy of discretie is volledige transparantie soms niet aangewezen. De documenten zijn eenvoudig terug te vinden en voor iedereen toegankelijk.
a. Publiceert de organisatie een publieke versie van de notulen van het bestuursorgaan op haar website? Om redenen van privacy of discretie is volledige transparantie soms niet aangewezen.
Ja zie, GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen - sectie verslagen bestuursorgaan
b. Wordt een publieke versie van de notulen van alle vergaderingen van het bestuursorgaan van de afgelopen twaalf maanden gepubliceerd?
Ja zie, GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen - sectie verslagen bestuursorgaan
------------------------------------------------------------------------
3 De organisatie rapporteert aan haar leden over de renumeratie, de vergoeding en de beloning van haar bestuurders. Rapporteert de organisatie aan haar leden op geanonimiseerde of geaggregeerde wijze over de vergoeding, de beloning of de honorering van de leden van het bestuursorgaan?
GV kent geen vergoedingen toe. Eventuele terugbetaling gebeurt enkel via reële onkostenvergoeding en worden geraporteerd in het jaarverslag. zie GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen
------------------------------------------------------------------------
4 De organisatie rapporteert aan haar leden over het omgaan met de code goed bestuur in Vlaamse sportfederaties op basis van de harde indicatoren. De organisatie licht de gevallen waarin ervoor wordt gekozen om af te wijken van de harde indicatoren beargumenteerd toe volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe.
a. Wordt aan de leden gerapporteerd over de wijze waarop de federatie is omgegaan met de harde indicatoren?
Ja, zowel in het jaarverslag als op de website van GV staat een sectie 'Goed Bestuur - met de 19 indicatoren'.
b. Licht de organisatie de gevallen waarin ervoor wordt gekozen om af te wijken van de harde indicatoren, beargumenteerd toe, volgens het ‘pas toe of leg uit’-principe?
Ja, zowel in het jaarverslag als op de website van GV staat een sectie 'Goed Bestuur - met de 19 indicatoren' met het 'pas toe of leg uit principe'.
Harde Indicatoren Goed bestuur | Golf Vlaanderen
------------------------------------------------------------------------
5 Het bestuursorgaan stelt op basis van de visie, missie en strategische doelen van de organisatie de gewenste profielen van de leden van het bestuursorgaan op. Die worden ter goedkeuring aan de algemene vergadering voorgelegd.
a. Bestaat er een document waarin voor elke bestuursfunctie die opgenomen is in de statuten of het interne reglement, de bestuurstaken, verantwoordelijkheden, gevraagde achtergrond en gevraagde competenties zijn beschreven?
Ja zie GV reglement (bijlage 1) GV-REGLEMENT-2024-publicatie.pdf
b. Zijn die profielen goedgekeurd door de algemene vergadering?
Ja, via goedkeuring GV Reglement op de AV (punt 5 verslag AV 2024): https://www.golfvlaanderen.be/uploads/files/PV-AV-2024.doc.pdf
------------------------------------------------------------------------
6 Het bestuursorgaan is evenwichtig, competent en toegankelijk. a. Bewaakt de organisatie de samenstelling van haar bestuur door te voorzien in de identificatie van hiaten inzake de vaardigheid, deskundigheid en gedifferentieerde samenstelling van het bestuursorgaan of door te voorzien in een screening van kandidaat-bestuurders op vlak van vaardigheid, deskundigheid en gedifferentieerde samenstelling? Gebeurt dat naar aanleiding van de verkiezing van een of meer bestuurders?
In het bestuursorgaan kunnen, bovenop de min. 8 verkozen bestuurders, max. 2 leden bijkomend gecoöpteerd worden.
Dit heeft als doel om de vastgelegde profielen en diversiteit te garanderen
zie art. 13 Huishoudelijk reglement van Golf Vlaanderen). art. 14 statuten : https://www.golfvlaanderen.be/uploads/files/GV-STATUTEN-2024-publicatie_2024-03-27-064853.pdf
Het Bestuursorgaan zal na verkiezingen de profielen evalueren en kan 2 bestuurders coöpteren om
volgende profielen en diversiteit te betrachten:
2 personen van het minst vertegenwoordigde geslacht
2 voorzitters of ex-voorzitters van een club
2 personen met een sportieve achtergrond (captains, spelers nationale ploeg,…)
2 personen met commerciële achtergrond (manager golfclub,…).
Ook indien er onvoldoende competentie zou aanwezig zijn om een bepaald profiel (zie bijlage 1) in te vullen kan het Bestuursorgaan coöpteren.
Zie artikel 13 en bijlage 1 reglement GV-REGLEMENT-2024-publicatie.pdf
b. Bepalen de statuten of het interne reglement van de organisatie dat externen kandidaat-bestuurder kunnen zijn?
De kandidaat-bestuurders zijn aan de basis clubvertegenwoordigers. De eventueel gecoöpteerde personen kunnen externen zijn dwz die geen vertegenwoordigers zijn van 'iets'.
c. Bepalen de statuten of het interne reglement van de organisatie dat het bestuursorgaan deels (minstens een derde van het aantal leden) kan bestaan uit personen die geen ander mandaat of functie hebben binnen de organisatie? Met andere woorden, is het zetelen in het bestuursorgaan niet expliciet gebonden aan een ander mandaat binnen de organisatie?
De statuten noch het interne reglement hebben een bepaling dat een bepaalde functie of mandaat nodig is om te kunnen kandideren voor een mandaat.
------------------------------------------------------------------------
7 In de statuten van de organisatie is vastgelegd dat er voor bestuursfuncties een maximale aaneengesloten zittingsperiode van twaalf jaar geldt. Wordt in de statuten van de organisatie vastgelegd dat er voor bestuursfuncties een maximale aaneengesloten zittingsperiode van twaalf jaar geldt?
Ja, zie artikel 14: De mandaten zijn niet bezoldigd, hebben een duur van vier jaar, zijn te allen tijde herroepbaar en zijn
aansluitend tweemaal hernieuwbaar. Na een tussenperiode van 4 jaar (1 mandaat) kan een nieuw
mandaat worden opgenomen en hiervoor een kandidatuur worden ingediend.
14 GV-STATUTEN-2024-publicatie_2024-03-27-064853.pdf
------------------------------------------------------------------------
8 De organisatie heeft een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties waarin is vastgelegd dat telkens maar een deel van de leden vervangen wordt. Bepaalt de organisatie dat telkens maar een deel van de leden van het bestuursorgaan vervangen wordt?
Ja zie artikel 8 GV reglement GV-REGLEMENT-2024-publicatie.pdf
Wordt dit transparant weergegeven in een rooster van aan- en aftreden voor alle bestuursfuncties? Wordt voor elk lid van het bestuursorgaan de startdatum en het jaar van het einde van elk mandaat vermeld? Wordt voor elk lid van het bestuursorgaan de startdatum en het jaar van het einde van elk mandaat vermeld?
Ja, zie website GV : Bestuursorgaan | Golf Vlaanderen
------------------------------------------------------------------------
9 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van het beleid (bestuursorgaan + algemene vergadering), de directie of leidinggevenden en (als die aanwezig zijn) de comités zijn vastgelegd en beschreven in de statuten en/of het interne reglement. Als verschillende personen een directiefunctie of leidinggevende functie bekleden, maakt het reglement duidelijk hoe de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden onderling verdeeld zijn.
a. Beschrijft de organisatie in haar statuten of interne reglement de afbakening van de taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden tussen het beleid (bestuursorgaan + algemene vergadering), de directie of leidinggevenden en (als die aanwezig zijn) de comités ?
Zie artikel 25-26-27 : GV-REGLEMENT-2024-publicatie.pdf
b. Heeft de organisatie onder de personeelsleden een of meer leidinggevenden of directieleden aangewezen? En beschrijft de organisatie in de statuten of het interne reglement wat de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de leidinggevenden of directieleden zijn? Als verschillende personen een directiefunctie bekleden, maakt de beschrijving dan duidelijk op welke wijze de taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden tussen de directieleden onderling verdeeld zijn?
Ja, zie artikel 25-26-27 GV-REGLEMENT-2024-publicatie.pdf
c. Wordt voor het sluiten van contracten met externe partijen een duidelijke (financiële) grens gedefinieerd die bepaalt of het personeel of de leidinggevenden/directieleden dan wel het bestuursorgaan bevoegd is?
Ja zie artikel 26: GV-REGLEMENT-2024-publicatie.pdf
------------------------------------------------------------------------
10 De functies van bestuurder van het bestuursorgaan en die van personeelslid worden niet gecumuleerd. Worden de functies van bestuurder en die van personeelslid in de praktijk niet gecumuleerd?
ja, zie artikel 13 statuten GV : https://www.golfvlaanderen.be/uploads/files/GV-STATUTEN-2024-publicatie_2024-03-27-064853.pdf
------------------------------------------------------------------------
11 De organisatie legt in de statuten de onverenigbaarheden met lidmaatschap van het bestuursorgaan vast. Bepalen de statuten van de organisatie welke onverenigbaarheden er zijn met lidmaatschap van het bestuursorgaan? Bepaalt de organisatie daarin wat voor haar belangrijk is en worden daarin minstens de volgende situaties opgenomen als onverenigbaar?
1) de combinatie met een vertegenwoordigende of strategische functie in een bedrijf dat een commerciële band heeft met de organisatie;
2) den familiale band (eerste of tweede graad) met personeelsleden die een strategische, beleidsmatige of inhoudelijke functie hebben;
3) de combinatie met een functie in een rechtsprekend orgaan binnen de organisatie.
Ja, zie artikel 14 GV-STATUTEN-2024-publicatie_2024-03-27-064853.pdf
------------------------------------------------------------------------
12 Het bestuursorgaan stelt procedures voor belangenconflicten vast die van toepassing zijn op de leden van het bestuursorgaan. Beschikt de organisatie over een document waarin procedures voor belangenconflicten zijn vastgelegd?
Waarborgen die procedures dat:
1) de leden van het bestuursorgaan bij agendapunten waarin er sprake is van een belangenconflict, niet mogen deelnemen aan (de bespreking en de stemming van) dat agendapunt;
2) de gepercipieerde en daadwerkelijke belangenconflicten worden gemeld in de notulen van het bestuursorgaan;
3) de gepercipieerde en daadwerkelijke belangenconflicten worden bijgehouden in een register?
Eventuele belangenconflicten worden genoteerd in het laatste jaarverslag, zie hoofdstuk goed bestuur rapportage : GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen
------------------------------------------------------------------------
13 Het bestuursorgaan houdt jaarlijks een functioneringsgesprek met de directeur. a. Vond de voorbije twaalf maanden een functioneringsgesprek plaats tussen een lid van het bestuursorgaan en de directeur of de persoon die de dagelijkse leiding heeft in de organisatie? Beschikt de organisatie over een verslag daarvan?
Ja, zie verslag Bestuursorgaan december - https://www.golfvlaanderen.be/over-golf-vlaanderen/golf-vlaanderen-governance
b. Zijn de conclusies van het functioneringsgesprek besproken op het bestuursorgaan en genotuleerd in het verslag van het bestuursorgaan?
Ja, zie verslag Bestuursorgaan december - https://www.golfvlaanderen.be/over-golf-vlaanderen/golf-vlaanderen-governance
------------------------------------------------------------------------
14 Het bestuursorgaan garandeert de betrokkenheid van zijn algemene vergadering door bij opmaak van zijn beleid de algemene vergadering te consulteren. De algemene vergadering geeft minstens haar goedkeuring aan het meerjarenbeleid dat het bestuursorgaan voorstelt, met inbegrip van de missie en de strategie, en de financiële planning op lange termijn. a. Is het geactualiseerde meerjarenbeleidsplan gemakkelijk terug te vinden en vlot toegankelijk? Geven de leden van de algemene vergadering goedkeuring over het meerjarenbeleidsplan, dat minstens de missie, de visie, de doelstellingen en de acties van de organisatie omvat? Kunnen de leden op de algemene vergadering het bestuursorgaan interpelleren over het plan voor ze goedkeuring geven?
Ja, zie Visie 2028 met beleidsplan (Luik I en Luik II) zie : GV Goed Bestuur | Golf Vlaanderen
b. Is de jaarbegroting gemakkelijk terug te vinden en vlot toegankelijk? Krijgen de leden van de algemene vergadering inzage in en geven ze goedkeuring over de jaarbegroting, die afgeleid is van de meerjarenbegroting, van de organisatie? Kunnen de leden op de algemene vergadering het bestuursorgaan interpelleren over de jaarbegroting voor ze goedkeuring geven?
Ja oa. via LUik II van het beleidsplan - via de jaarverslagen en via het PV van de Algemene Vergadering en Voorzittersvergadering: https://www.golfvlaanderen.be/over-golf-vlaanderen/golf-vlaanderen-governance
------------------------------------------------------------------------
15 De organisatie waakt over de financiële stabiliteit van de organisatie en heeft een procedure voor toezicht op het financiële beleid en de financiële informatieverstrekking van de organisatie.
a. Heeft de algemene vergadering minstens één onafhankelijke en deskundige persoon of andere onafhankelijke instantie aangesteld voor de jaarlijkse controle van de rekeningen van de organisatie die daarover verslag uitbrengt of laat uitbrengen aan de algemene vergadering?
Ja, de AV benoemt jaarlijks een onafhankelijke bedrijfsrevisor. Daarnaast gebeurt de financiële strategie en controle door de penningmeester ism de algemeen directeur met verslaggeving aan het Bestuur. En is er begeleiding door de accountant en controle door de onafhankelijke bedrijfsrevisor revisor, aangesteld door de Algemene Vergadering
b. Voorziet de organisatie minstens twee keer per jaar in de bespreking en bijsturing van het financiële beleid alsook van de beleidsmaatregelen om financiële risico’s te beperken of te elimineren?
Ja, zie Financieel risicobeheer (goedgeeurd door BO) - https://www.golfvlaanderen.be/uploads/files/FINANCIEEL-RISICOBEHEER-GV.pdf
c. Voorziet de organisatie minstens één keer per jaar in een meer doorgedreven toezicht op het financiële beleid alsook de beleidsmaatregelen om financiële risico’s te beperken of te elimineren? Voorziet de organisatie in dat toezicht door beroep te doen op een financieel comité (minstens drie personen waarvan de meerderheid onafhankelijk is) of een onafhankelijke instantie die voor die taken aangewezen is door de algemene vergadering?
Wordt de wijze waarop het bestuursorgaan gevolg heeft gegeven aan de adviezen en de conclusies van het financieel comité of de onafhankelijke instantie opgenomen in de notulen van het bestuursorgaan?
ja via audit onafhankelijke revisor
d. Rapporteert de organisatie aan de algemene vergadering over het doorgedreven toezicht op het financiële beleid alsook de beleidsmaatregelen door het verslag ervan voor te leggen?
ja, via verslag van de onafhankelijke revisor op de AV
------------------------------------------------------------------------
16 De Vlaamse sportfederatie voorziet in een sterke en gedragen vertegenwoordiging in het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie. a. Heeft de Vlaamse sportfederatie een of meer vertegenwoordigers in het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie?
Ja, 4 Bestuurders van GV worden afgevaardigd in BO KBGF zoals voorzien in artikel 4 van de statuten :
GV-STATUTEN-2024-publicatie_2024-03-27-064853.pdf
b. Bepalen de eigen statuten, het eigen interne reglement of een ander document van de sportfederatie dat het bestuursorgaan van de Vlaamse sportfederatie zijn vertegenwoordiger(s) in het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie aanwijst?
Ja, 4 Bestuurders van GV worden afgevaardigd in BO KBGF zoals voorzien in artikel 4 van de statuten : GV-STATUTEN-2024-publicatie_2024-03-27-064853.pdf
c. Nemen de vertegenwoordiger(s) namens de Vlaamse sportfederatie in het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie volgende taken op:
1) Overleg met het bestuursorgaan van de Vlaamse sportfederatie over de in te nemen standpunten.
2) Voorzien in transparante communicatie naar het bestuursorgaan van de Vlaamse sportfederatie over de besprekingen en beslissingen binnen het bestuursorgaan van de Belgische koepelfederatie.
Elk BO van GV staat het punt 'Together for golf' geagendeerd waar zowel standpunten worden gevormd als genomen beslissingen van de KBGF worden besproken en geëvalueerd.
------------------------------------------------------------------------
17 Het bestuursorgaan stelt gedragsregels op die van toepassing zijn op bestuurders, directie en personeel, en onderneemt stappen om te waarborgen dat alle relevante actoren op de hoogte zijn van de inhoud van de gedragsregels en ze begrijpen. a. Beschikt de organisatie over gedragsregels die van toepassing zijn op bestuurders, directie en personeel?
Ja, gepubliceerd op GV Goed Bestuur webpagina: gedragscodes_Personeel_bestuur_vrijwilligers_coaches-Golf-Vlaanderen-v2025.pdf
b. Bevatten de gedragsregels bepalingen om integer te handelen, een onkostenregeling, een geschenkenregeling en regels over belangenvermenging?
Ja, gepubliceerd op GV Goed Bestuur webpagina:gedragscodes_Personeel_bestuur_vrijwilligers_coaches-Golf-Vlaanderen-v2025.pdf
c. Zijn de gedragsregels ondertekend door alle leden van het bestuursorgaan, de directieleden en de personeelsleden?
ja
------------------------------------------------------------------------
18 De organisatie heeft geschikte klachtenprocedures. a. Maakt de organisatie het mogelijk voor sporters en sportclubs om op laagdrempelige wijze een klacht in te dienen? Staat op de website duidelijk vermeld hoe iemand een klacht kan neerleggen?
Ja zie,
Meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag Golf Vlaanderen | Golf Vlaanderen
Golf & Ethiek | Golf Vlaanderen
b. Heeft de organisatie procedures vastgelegd voor het zelf behandelen en/of het bezorgen van de klachten aan de geschikte instanties of organen om ze te laten behandelen?
Ja, gepubliceerd op GV Goed Bestuur webpagina - handelingsprotocol handelingsprotocol-gezond-ethisch-sporten.pdf
------------------------------------------------------------------------
19 De organisatie heeft een beleid inzake de bestrijding van fraude. De organisatie implementeert tuchtregels ter bestrijding van fraude. Die regels bevatten (1) het verbod voor alle leden van de federatie om wedstrijden of competities te manipuleren in functie van een (al dan niet sportief) voordeel en om sportfraude te faciliteren; (2) het verbod voor alle leden van de federatie om een weddenschap te plaatsen gerelateerd aan competities en een wedstrijd of competitie waarop ze (in)direct invloed kunnen uitoefenen en om voorkennis te verspreiden waar redelijkerwijs van kan worden verwacht dat die gebruikt kan worden in het kader van een weddenschap; (3) de plicht voor alle leden van de federatie om verzoeken tot of kennis van het manipuleren van wedstrijden of competities te melden aan de federatie; (4) de procedure ter behandeling van overtredingen van de regels, vermeld in (1), (2) en (3).
Zie Tuchtreglement (juni 2021): geschillencommissie en bijlage 3 'bijzonder tuchtfeiten'
- GV Geschillencommissies en bijlagen doping en ongepast gedrag 16 juni 2021
- Bijlage bijzondere tuchtfeiten
----------------------------------------------------------------